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Datenschutzhinweise für die Teilnahme an „Microsoft Teams-Besprechungen“

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Teilnahme an „Microsoft Teams-Besprechungen“ durch die Concordia Versicherungs-Gesellschaft a.G. (im Folgenden „Concordia“) und ihre Versicherungsvertreter. Die Hinweise gelten für Beschäftigte sowie für Kunden, Interessenten, Dienstleister, Versicherungsvertreter und sonstige externe Teilnehmende.

Bitte beachten Sie, dass diese Hinweise nur gelten, soweit eine „Microsoft Teams-Besprechung“ über den Microsoft-Tenant der Concordia durchgeführt wird.

In einzelnen Besprechungen können zusätzlich die in Microsoft Teams beziehungsweise Microsoft Copilot bereitgestellten Funktionen zur KI-gestützten Transkription und Besprechungsnachbereitung eingesetzt werden. Ob und in welchem Umfang dies vorgesehen ist, wird Ihnen vor der betreffenden Besprechung mitgeteilt.

Diese und weitere Datenschutzhinweise finden Sie unter www.concordia.de/datenschutz

Verantwortlicher für die mit einer „Microsoft Teams-Besprechung“ zusammenhängende Datenverarbeitung ist grundsätzlich die Concordia-Gesellschaft, die Sie zu der Besprechung eingeladen hat oder in deren Namen die Einladung erfolgt.

Die konkret verantwortliche Gesellschaft wird in der Besprechungseinladung benannt. Soweit dort keine abweichende Gesellschaft genannt ist, ist verantwortlich:

Concordia Versicherungs-Gesellschaft a.G.
Karl-Wiechert-Allee 55
30625 Hannover

Telefon: 0511/5701-0
Fax: 0511/5701-1400
E-Mail: versicherungen@concordia.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie per Post unter der oben genannten Adresse mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“ oder per E-Mail unter: datenschutz@concordia.de.

Soweit eine Besprechung gemeinsam mit einem selbstständigen Versicherungsvertreter durchgeführt wird, kann dieser für bestimmte Verarbeitungen eigenständig oder gemeinsam mit der beteiligten Concordia-Gesellschaft verantwortlich sein. Nähere Informationen hierzu finden Sie unter Ziffer 8.

Durchführung von „Microsoft Teams-Besprechungen“

„Microsoft Teams“ wird zur Durchführung von Video- und Audiokonferenzen insbesondere im Rahmen von Besprechungen, Beratungen, Konferenzen, Schulungen und Präsentationen eingesetzt. Um die Teilnahme an einer „Microsoft Teams-Besprechung“ zu ermöglichen, werden personenbezogene Daten verarbeitet.

Die Verarbeitung dient insbesondere:

  • der technischen Durchführung und Organisation der Besprechung,
  • der Kommunikation zwischen den Teilnehmenden,
  • der Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung,
  • der Beratung und Betreuung von Kunden und Interessenten,
  • der Zusammenarbeit mit Beschäftigten, Versicherungsvertretern, Dienstleistern und Kooperationspartnern sowie
  • der Gewährleistung der Funktionsfähigkeit und Sicherheit der eingesetzten Systeme.

Die Nutzung von „Microsoft Teams-Besprechungen“ dient entweder der Vertragsanbahnung beziehungsweise der Durchführung eines Vertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder erfolgt auf Grundlage des berechtigten Interesses an einer effizienten, ortsunabhängigen und sicheren Kommunikation gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sofern Sie eine Einwilligung erteilt haben, beruht die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

 

KI-gestützte Transkription und Besprechungsnachbereitung

Soweit dies vorab angekündigt wurde und für den konkreten Besprechungszweck erforderlich ist, kann das gesprochene Wort durch Microsoft Teams in Text umgewandelt werden. Microsoft Copilot kann das Transkript anschließend insbesondere zur Erstellung von Zusammenfassungen, Ergebnisübersichten und Aufgabenlisten verwenden.

Die Transkription und KI-gestützte Besprechungsnachbereitung dienen insbesondere:

·       der Erstellung eines fachlich überprüfbaren Ergebnis- oder Verlaufsprotokolls,

·       der strukturierten Nachbereitung komplexer oder informationsreicher Besprechungen,

·       der Zusammenfassung wesentlicher Ergebnisse und Entscheidungen,

·       der Dokumentation vereinbarter Aufgaben,

·       der Unterstützung einer barrierefreien oder sprachlich erleichterten Teilnahme sowie

·       der Erfüllung konkreter gesetzlicher, regulatorischer oder organisatorischer Dokumentationsanforderungen.

Eine Transkription erfolgt nicht standardmäßig. Sie wird nur eingesetzt, wenn sie für den konkreten Zweck erforderlich und verhältnismäßig ist.

Die Transkription einer Besprechung beruht nur dann auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn auch die Transkription für den konkreten vorvertraglichen oder vertraglichen Zweck objektiv erforderlich ist.

In anderen Fällen kann die Transkription auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt werden. Unser berechtigtes Interesse besteht in diesem Fall insbesondere an der verlässlichen Dokumentation wesentlicher Besprechungsergebnisse, der Erfüllung konkreter Dokumentationsanforderungen oder der Unterstützung einer barrierefreien Teilnahme. Eine Verarbeitung erfolgt nur, wenn im konkreten Fall keine überwiegenden Interessen, Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen entgegenstehen.

Soweit wir Sie ausdrücklich um eine Einwilligung bitten, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Bei Beschäftigten erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen allgemeiner „Microsoft Teams-Besprechungen“, soweit sie für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG.

Die Verarbeitung von Beschäftigtendaten im Rahmen der KI-gestützten Transkription und der hierauf beruhenden Copilot-Funktionen erfolgt auf Grundlage von Art. 88 Abs. 1 und 2 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 4 BDSG und den hierfür geltenden Betriebsvereinbarungen.

Bei der Nutzung von „Microsoft Teams-Besprechungen“ werden verschiedene Daten und Datenarten verarbeitet. Der Umfang hängt davon ab, welche Angaben Sie vor der Teilnahme machen und welche Funktionen Sie während einer Besprechung verwenden.

Insbesondere können folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

  • Profildaten: zum Beispiel Anzeigename, gegebenenfalls E-Mail-Adresse, Profilbild und bevorzugte Sprache;
  • Protokolldaten: zum Beispiel Datum, Uhrzeit, Dauer, Meeting-ID, Teilnehmerstatus, IP-Adresse, Gerätedaten und technische Verbindungsdaten;
  • Audio- und Videodaten: Für die Dauer der Besprechung wird die Audio- und Videowiedergabe ermöglicht. Sie können das Mikrofon und die Kamera Ihres Endgeräts grundsätzlich jederzeit deaktivieren;
  • Chatdaten: Zeitpunkt und Inhalt der während der Besprechung übermittelten Chatnachrichten;
  • Umfragedaten: Während einer „Microsoft Teams-Besprechung“ können Umfragen durchgeführt werden. Die Teilnahme ist freiwillig. Sofern eine Umfrage nicht anonym erfolgt, werden Sie hierauf gesondert hingewiesen;
  • Inhaltsdaten: während der Besprechung bereitgestellte Dokumente, Bildschirminhalte und sonstige Informationen.

Bei Nutzung der Transkriptions- und Copilot-Funktionen können zusätzlich verarbeitet werden:

  • das gesprochene Wort und die darin enthaltenen Informationen,
  • die Stimme zur Erfassung und Umwandlung der Sprache in Text,
  • Name oder Anzeigename der sprechenden Person,
  • Sprecherzuordnungen und Zeitstempel,
  • das erstellte Transkript,
  • daraus erstellte Zusammenfassungen und Ergebnisübersichten,
  • automatisch erkannte Entscheidungen und Aufgaben sowie
  • Eingaben an Microsoft Copilot und die darauf erzeugten Antworten.

Die Sprecherzuordnung dient der Darstellung, welcher Wortbeitrag von welcher Person stammt. Die Stimme wird nicht zur biometrischen Identifizierung oder zur personenübergreifenden Wiedererkennung verwendet.

Je nach gewählter Besprechungseinstellung können die zur Spracherkennung erforderlichen Daten nur vorübergehend während der Besprechung verarbeitet oder zusätzlich ein nach der Besprechung verfügbares Transkript und darauf beruhende Copilot-Inhalte erstellt werden.

Die Transkriptions- und Copilot-Funktionen werden nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle von Beschäftigten, zur Emotions- oder Stimmanalyse, zur Erstellung von Persönlichkeits- oder Verhaltensprofilen oder zur automatisierten Bewertung von Teilnehmenden eingesetzt.

Automatisch erstellte Transkripte, Zusammenfassungen und Aufgabenlisten können fehlerhaft oder unvollständig sein. Sie werden daher vor ihrer verbindlichen Verwendung oder Weitergabe fachlich überprüft.

Grundsätzlich werden personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Microsoft Teams-Besprechungen“ verarbeitet werden, nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, sie sind zur Weitergabe bestimmt oder die Weitergabe ist zur Erfüllung dienstlicher, gesetzlicher oder vertraglicher Aufgaben erforderlich.

Bitte beachten Sie, dass Besprechungsinhalte regelmäßig dazu dienen können, Informationen mit Kunden, Interessenten, Versicherungsvertretern, Kooperationspartnern, Dienstleistern oder sonstigen Dritten auszutauschen.

Zugriff auf Transkripte und daraus erzeugte Inhalte können insbesondere erhalten:

  • der Organisator und gegebenenfalls die Mitorganisatoren,
  • die Teilnehmenden der jeweiligen Besprechung,
  • die mit der fachlichen Prüfung oder Nachbereitung beauftragten Personen sowie
  • weitere Personen, soweit sie die dokumentierten Besprechungsergebnisse zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Der konkrete Empfängerkreis eines Transkripts oder einer KI-gestützten Zusammenfassung wird vor Beginn der Transkription mitgeteilt. An Personen, die nicht an der Besprechung teilgenommen haben, wird grundsätzlich nur eine fachlich geprüfte und auf die erforderlichen Besprechungsergebnisse beschränkte Zusammenfassung weitergegeben.

Die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA, verarbeitet personenbezogene Daten zur Bereitstellung der Microsoft-365-Dienste grundsätzlich als unser Auftragsverarbeiter auf Grundlage der mit uns geschlossenen Datenschutzvereinbarungen. Im Rahmen der Leistungserbringung können weitere von Microsoft eingesetzte Unterauftragsverarbeiter personenbezogene Daten erhalten.

Eine dauerhafte Aufzeichnung der Bild- und Tondaten von „Microsoft Teams-Besprechungen“ findet grundsätzlich nicht statt. Sollte ausnahmsweise eine Audio- oder Videoaufzeichnung geplant sein, wird dies vorab transparent mitgeteilt. Soweit rechtlich erforderlich, wird vor Beginn der Aufzeichnung eine Einwilligung beziehungsweise Zustimmung eingeholt.

Allein durch die Aktivierung der Transkriptionsfunktion wird keine für die Teilnehmenden nach der Besprechung verfügbare dauerhafte Audio- oder Videoaufnahme erstellt. Die Audiodaten werden jedoch vorübergehend zur Übertragung und Spracherkennung verarbeitet.

Gespeicherte Rohtranskripte werden nach der Besprechung fachlich überprüft. Offensichtliche Transkriptionsfehler, unrichtige Sprecherzuordnungen sowie nicht erforderliche oder unzulässige Inhalte werden berichtigt oder gelöscht.

Rohtranskripte werden grundsätzlich spätestens 60 Tage nach ihrer Erstellung automatisiert gelöscht, sofern sie nicht bereits vorher gelöscht werden. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn das vollständige Transkript für einen konkret dokumentierten Zweck weiterhin erforderlich ist und hierfür eine Rechtsgrundlage besteht.

Für fachlich geprüfte Zusammenfassungen, Ergebnisprotokolle, Aufgabenlisten, Copilot-Eingaben und Copilot-Antworten gelten die für den jeweiligen Geschäftsprozess beziehungsweise Inhalt festgelegten Aufbewahrungs- und Löschfristen.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für ein Ergebnisprotokoll oder eine sonstige Geschäftsunterlage führen nicht automatisch zur weiteren Aufbewahrung des zugrunde liegenden Rohtranskripts.

Chatnachrichten können den Teilnehmenden auch nach dem Ende der Besprechung zur Verfügung stehen. Ihre Speicherdauer richtet sich nach den für den jeweiligen Chat oder Microsoft-365-Arbeitsbereich geltenden Lösch- und Aufbewahrungsregelungen.

Technische Protokoll- und Diagnosedaten werden entsprechend den für Microsoft 365 festgelegten Fristen gespeichert. Auf sie wird nur zugegriffen, soweit dies insbesondere zur Feststellung und Behebung von Systemfehlern, zur Klärung von Sicherheitsfragen oder zur Untersuchung eines konkreten Missbrauchs erforderlich ist.

Sie können unter den oben angegebenen Kontaktdaten Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.

Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen können Ihnen außerdem folgende Rechte zustehen:

  • Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
  • Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO,
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
  • Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO sowie
  • Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit besteht nur, soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht, mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt und die weiteren gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Offensichtliche Transkriptionsfehler und unrichtige Sprecherzuordnungen werden berichtigt. Wird die inhaltliche Richtigkeit eines tatsächlich dokumentierten Wortbeitrags bestritten, kann anstelle einer Veränderung des ursprünglichen Inhalts eine ergänzende Stellungnahme oder Kennzeichnung aufgenommen werden.

Eine erforderliche Berichtigung oder Löschung wird, soweit möglich, auch in daraus abgeleiteten Zusammenfassungen, Ergebnisübersichten und Aufgabenlisten umgesetzt.


Widerrufsrecht

Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.


Widerspruchsrecht

Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten anschließend nicht weiter, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Das Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO ist von der Möglichkeit zu unterscheiden, eine vorgesehene Transkription abzulehnen.


Beschwerderecht

Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an unseren Datenschutzbeauftragten oder an die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannove

Die Speicherung der Daten erfolgt nach Maßgabe der für den Microsoft-365-Tenant der Concordia geltenden Datenresidenzzusagen grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums.

Eine Verarbeitung oder ein Zugriff aus Drittländern kann in begrenzten Fällen, insbesondere im Zusammenhang mit Support-, Sicherheits- oder Unterauftragsverarbeitungsleistungen, erfolgen.

Übermittlungen an nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifizierte Empfänger in den USA können auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO erfolgen.

Soweit kein Angemessenheitsbeschluss anwendbar ist, erfolgen Drittlandübermittlungen insbesondere auf Grundlage der von der Europäischen Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO und erforderlichenfalls ergänzender technischer, vertraglicher und organisatorischer Schutzmaßnahmen.

Nähere Informationen zu den eingesetzten Garantien sowie Hinweise dazu, wie Sie eine Kopie dieser Garantien erhalten können, können Sie unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten anfordern.

Unsere Vertreter sind selbstständige Handelsvertreter. Die enge Zusammenarbeit mit ihnen bringt es mit sich, dass wir teilweise gemeinsam über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten entscheiden und insoweit als gemeinsam datenschutzrechtlich Verantwortliche agieren. Dies betrifft auch die Durchführung von „Microsoft Teams-Besprechungen“. Mit unseren Vertretern haben wir daher eine Datenschutzvereinbarung nach Art. 26 DSGVO abgeschlossen, in welcher festgelegt ist, wer welche Verpflichtungen gemäß der DSGVO erfüllt. Die Vertreter sind direkte Ansprechpartner für Interessenten, Kunden und andere betroffene Personen. Zur Erfüllung eigener und gemeinsam verfolgter Zwecke erheben und berichtigen sie Daten, beraten die vorgenannten Personen, erstellen Beratungsdokumentationen, erzeugen Vorschläge und Versicherungsanträge, geben die Daten in die ihnen zur Verfügung gestellten Anwendungen ein und übermitteln diese an uns. Wir bewerten das zu versichernde Risiko, dessen Versicherbarkeit, beziehen u.U. Rückversicherer ein, fordern Unterlagen von Vorversicherern, Ärzten, Behörden und weiteren Stellen an, erstellen Vorschläge und Versicherungspolicen und übersenden diese an die Kunden oder Interessenten. Uns obliegt die Vertragsverwaltung und -abwicklung. Wir erstellen Bescheinigungen und Beitragsrechnungen, führen Vertragsänderungen durch und übermitteln Daten an Behörden, Sozialversicherungsträger und andere Einrichtungen. Im Schaden- oder Leistungsfall bewerten wir den Schaden- oder Leistungsumfang, erstellen Abrechnungen und überweisen entsprechende Beträge. Der Vertreter nimmt Angaben und Unterlagen zu Schaden- und Leistungsfällen entgegen und leitet diese an uns weiter. In definierten Fällen kann er Schäden selbst regulieren. Der Vertreter wird in dem Umfang informiert, in dem seine Pflichten und die Zwecke der Datenverarbeitung es erfordern. Die Vertreter und wir erfüllen die datenschutzrechtlichen Informationspflichten gemeinsam. Zur Wahrnehmung der aufgeführten Betroffenenrechte können Sie sich sowohl an uns als auch an den Sie betreuenden Vertreter wenden. Auskunft erhalten Betroffene grundsätzlich durch uns. Zur vollständigen Beantwortung von Auskunftsersuchen können uns zusätzliche Informationen und Unterlagen von den Vertretern zur Verfügung gestellt werden.

Die Verarbeitung von Daten des Concordia-Tenants durch Microsoft richtet sich vorrangig nach den zwischen der Concordia und Microsoft geltenden Vereinbarungen für Microsoft-Onlinedienste.

Ergänzende Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Microsoft finden Sie insbesondere in folgenden Unterlagen: